Polityka prywatności

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających ze sklepu internetowego prowadzonego pod adresem www.qms.com.pl, zwanego dalej „Serwisem”.

Administratorem danych osobowych jest QMS KRAKÓW Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, ul. Prochowa 1/LU1, 31-532 Kraków, REGON: 526264973, NIP: 6751787334, KRS: 0001048088, zwana dalej „Administratorem” albo „QMS”.

Z Administratorem można kontaktować się:

• za pośrednictwem poczty elektronicznej: biuro@qms.com.pl
• telefonicznie: +48 12 357 65 03 lub +48 510 252 007
• pisemnie na adres: ul. Prochowa 1/LU1, 31-532 Kraków.

Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. — ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, zwanego dalej „RODO”, ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz innymi właściwymi przepisami prawa.

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych, w szczególności przed dostępem osób nieuprawnionych, utratą, zniszczeniem, nieuprawnioną zmianą lub ujawnieniem.

II. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH

Dane osobowe Użytkowników, Kupujących i Usługobiorców mogą być przetwarzane w następujących celach:

• utworzenia i prowadzenia Konta w Serwisie oraz świadczenia Usług Elektronicznych — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. w celu wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną
• przyjęcia Zamówienia, zawarcia i wykonania Umowy Sprzedaży, w tym dostawy Towaru, obsługi płatności oraz kontaktu w sprawie Zamówienia — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO

obsługi zapytań kierowanych do Administratora, w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej, formularzy kontaktowych lub telefonicznie — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na prowadzeniu komunikacji z osobami zainteresowanymi ofertą lub działalnością QMS,

• realizacji obowiązków podatkowych, rachunkowych i księgowych — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO
• ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na ochronie swoich praw

prowadzenia analiz i statystyk dotyczących korzystania z Serwisu oraz poprawy jego funkcjonalności — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora, a w zakresie, w jakim wymagają tego przepisy dotyczące plików cookies lub podobnych technologii — na podstawie zgody Użytkownika,

• przesyłania informacji handlowych, newslettera lub treści marketingowych — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, tj. zgody osoby, której dane dotyczą, oraz na podstawie zgód wymaganych przepisami dotyczącymi świadczenia usług drogą elektroniczną i komunikacji elektronicznej
• korzystania z plików cookies i podobnych technologii w zakresie wykraczającym poza cookies niezbędne do działania Serwisu — na podstawie zgody Użytkownika
• zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia, ochrony Towarów oraz weryfikacji procesu kompletowania i pakowania przesyłek w pomieszczeniach magazynowych objętych monitoringiem wizyjnym — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora.

Monitoring wizyjny stosowany przez Administratora obejmuje wyłącznie pomieszczenia magazynowe i nie obejmuje miejsc udostępnianych Kupującym w ramach Serwisu ani przestrzeni przeznaczonych dla klientów.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w zakresie danych oznaczonych jako obowiązkowe może być niezbędne do utworzenia Konta, korzystania z wybranych funkcjonalności Serwisu, złożenia Zamówienia, zawarcia i wykonania Umowy Sprzedaży, wystawienia dokumentów księgowych lub udzielenia odpowiedzi na zapytanie.

III. RODZAJE PRZETWARZANYCH DANYCH

W przypadku Rejestracji Konta Administrator może przetwarzać w szczególności adres e-mail oraz hasło ustalone przez Użytkownika.

W przypadku złożenia Zamówienia Administrator może przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko
• adres e-mail
• numer telefonu
• adres dostawy
• adres do faktury, jeżeli jest inny niż adres dostawy
• dane dotyczące Zamówienia
• dane dotyczące płatności
• firmę przedsiębiorcy oraz numer NIP — w przypadku Zamówień składanych przez przedsiębiorców lub żądania wystawienia faktury.

W przypadku kontaktu z Administratorem Administrator może przetwarzać dane podane w treści korespondencji, w szczególności imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz informacje dotyczące sprawy, której dotyczy kontakt.

W przypadku zapisu do newslettera Administrator przetwarza adres e-mail oraz ewentualnie inne dane podane dobrowolnie przy zapisie.

Podczas korzystania z Serwisu mogą być przetwarzane dane techniczne i eksploatacyjne, takie jak adres IP, identyfikatory plików cookies, informacje o urządzeniu, przeglądarce, systemie operacyjnym, czasie korzystania z Serwisu oraz aktywności w Serwisie.

W związku ze stosowaniem monitoringu wizyjnego w pomieszczeniach magazynowych Administrator może przetwarzać wizerunek osób znajdujących się w zasięgu kamer oraz informacje o czasie i miejscu zarejestrowanego zdarzenia. Monitoring może obejmować również proces kompletowania i pakowania przesyłek, w tym oznaczenia przesyłek lub etykiety adresowe, jeżeli znajdują się one w zasięgu kamer.

IV. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Dane osobowe przetwarzane w związku z prowadzeniem Konta będą przetwarzane przez czas korzystania z Konta, a następnie przez okres wymagany przez przepisy prawa lub niezbędny do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

Dane osobowe przetwarzane w związku ze złożeniem Zamówienia i zawarciem Umowy Sprzedaży będą przetwarzane przez okres niezbędny do wykonania Umowy Sprzedaży, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa, w szczególności przepisami podatkowymi i rachunkowymi, lub przez okres przedawnienia roszczeń.

Dane osobowe przetwarzane w celu obsługi korespondencji będą przetwarzane przez czas niezbędny do udzielenia odpowiedzi i zakończenia korespondencji, a następnie przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

Dane osobowe przetwarzane na podstawie zgody będą przetwarzane do czasu jej cofnięcia, chyba że wcześniejsze zakończenie przetwarzania wynika z przepisów prawa albo ustania celu przetwarzania.

Dane przetwarzane dla celów marketingowych będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody, wniesienia sprzeciwu albo ustania celu przetwarzania.

Nagrania z monitoringu wizyjnego są przechowywane przez okres nie dłuższy niż 2 dni, chyba że dłuższe przechowywanie okaże się niezbędne do wyjaśnienia konkretnego zdarzenia, ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

V. ODBIORCY DANYCH

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Administratorem w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania, w szczególności:

• operatorom płatności
• operatorom pocztowym i przewoźnikom
• dostawcom usług hostingowych, informatycznych i technicznych
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne, administracyjne lub doradcze
• dostawcom narzędzi analitycznych, marketingowych lub komunikacyjnych, jeżeli są wykorzystywane przez Administratora
• pracownikom i współpracownikom Administratora upoważnionym do przetwarzania danych
• organom publicznym lub innym podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Dane osobowe mogą być powierzane podmiotom przetwarzającym dane w imieniu Administratora na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.

VI. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY

Dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, jeżeli Administrator korzysta z usług dostawców mających siedzibę poza EOG albo wykorzystujących infrastrukturę techniczną poza EOG.

W przypadku przekazywania danych poza EOG Administrator stosuje mechanizmy ochrony przewidziane przez RODO, w szczególności decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne albo inne odpowiednie zabezpieczenia wymagane przez obowiązujące przepisy prawa.

VII. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje:

• prawo dostępu do danych osobowych
• prawo sprostowania danych osobowych
• prawo usunięcia danych osobowych
• prawo ograniczenia przetwarzania danych osobowych
• prawo przenoszenia danych osobowych
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych
• prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

W celu realizacji praw, o których mowa powyżej, można skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: biuro@qms.com.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora.

VIII. ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI

Dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym przy użyciu narzędzi analitycznych lub marketingowych.

Dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania wobec osoby, której dane dotyczą, decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec tej osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływały.

IX. NEWSLETTER I INFORMACJE HANDLOWE

Użytkownik może wyrazić zgodę na otrzymywanie newslettera, informacji handlowych lub treści marketingowych przesyłanych drogą elektroniczną.

Zapis do newslettera lub wyrażenie zgody na otrzymywanie informacji handlowych jest dobrowolne.

Użytkownik może w każdym czasie zrezygnować z otrzymywania newslettera lub informacji handlowych, w szczególności poprzez kliknięcie linku rezygnacji dostępnego w wiadomości e-mail albo kontakt z Administratorem.

Cofnięcie zgody na otrzymywanie newslettera lub informacji handlowych nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem zgody.

X. PLIKI COOKIES I PODOBNE TECHNOLOGIE

Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie, które polegają na zapisywaniu informacji w urządzeniu końcowym Użytkownika lub uzyskiwaniu dostępu do informacji już zapisanych w tym urządzeniu.

Pliki cookies mogą być wykorzystywane w szczególności w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania Serwisu
• utrzymania sesji Użytkownika
• obsługi Koszyka i składania Zamówień
• zapamiętania preferencji Użytkownika
• prowadzenia statystyk i analiz dotyczących korzystania z Serwisu
• prowadzenia działań marketingowych lub remarketingowych, jeżeli Użytkownik wyraził na to zgodę.

W Serwisie mogą być stosowane następujące rodzaje plików cookies:

• cookies niezbędne — konieczne do prawidłowego działania Serwisu i korzystania z jego podstawowych funkcjonalności
• cookies funkcjonalne — umożliwiające zapamiętanie wybranych ustawień i preferencji Użytkownika
• cookies analityczne — umożliwiające prowadzenie statystyk i analiz dotyczących korzystania z Serwisu
• cookies marketingowe — wykorzystywane do dostosowywania treści marketingowych do preferencji Użytkownika oraz mierzenia skuteczności działań marketingowych
• cookies podmiotów zewnętrznych — pochodzące od dostawców narzędzi wykorzystywanych przez Administratora, takich jak narzędzia analityczne, reklamowe, społecznościowe lub płatnicze.

Cookies niezbędne mogą być wykorzystywane bez zgody Użytkownika, jeżeli są konieczne do prawidłowego działania Serwisu lub dostarczenia usługi żądanej przez Użytkownika.

Cookies inne niż niezbędne, w szczególności cookies analityczne i marketingowe, są stosowane po uzyskaniu zgody Użytkownika.

Użytkownik może w każdym czasie zmienić ustawienia dotyczące plików cookies, w szczególności poprzez ustawienia przeglądarki internetowej lub dostępny w Serwisie mechanizm zarządzania zgodami, jeżeli został udostępniony.

Ograniczenie lub wyłączenie niektórych plików cookies może wpływać na dostępność lub prawidłowe działanie wybranych funkcjonalności Serwisu.

XI. ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI

Administrator może dokonywać zmian niniejszej Polityki Prywatności, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, zmiany funkcjonalności Serwisu, zmiany narzędzi wykorzystywanych do przetwarzania danych lub zmiany sposobu przetwarzania danych osobowych.

Aktualna treść Polityki Prywatności jest dostępna w Serwisie.

O istotnych zmianach Polityki Prywatności Administrator może poinformować Użytkowników poprzez komunikat dostępny w Serwisie lub, jeżeli jest to uzasadnione zakresem zmian, za pośrednictwem poczty elektronicznej.

XII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką Prywatności zastosowanie mają przepisy RODO oraz inne właściwe przepisy prawa polskiego i prawa Unii Europejskiej.

Polityka Prywatności obowiązuje od dnia 23 czerwca 2026 roku.